Archivo de Protocolos

Con relación al tema del rubro y ante numerosas consultas efectuadas por colegas a este Colegio, nos permitimos recordarles algunos aspectos vinculados con la forma, modo y tiempo de archivo de los Protocolos Notariales.

A) Los escribanos tienen el deber de encuadernar el protocolo del año anterior, antes del 31 de marzo de cada año, en volúmenes de doscientas fojas, con toda su documentación respectiva (Art. 334 de la Ley 10.160, t.o. 1998).

B) Deben retener en su poder los protocolos correspondientes a los dos últimos años cumplidos y tienen la obligación de entregar el que corresponda al año anterior a aquéllos, juntamente con los índices originales, al Archivo de Protocolos Notariales, bajo recibo, el 31 de marzo de cada año (Art. 336 ley citada).

Mientras tanto, son responsables de la integridad y conservación de los protocolos bajo su custodia (art. 335 ley citada).

C) Corresponde a los Consejos Directivos de cada Circunscripción inspeccionar periódicamente los protocolos y registros de intervenciones para comprobar el cumplimiento estricto de todas las obligaciones notariales (art. 49 inc. 2º ap. “a” de la ley nº 6898).

En cumplimiento de dicha función, y no como recaudo o presupuesto legal para el archivo de los Protocolos, el Consejo Directivo de la Primera Circunscripción dictó el 12/07/2000 (Acta Nº 1000), y con vigencia a partir del 13/7/2000, el “Reglamento de las Oficinas de Inspección Notarial”.

Los Inspectores indicados en dicha Reglamentación tienen como función “el asesoramiento y consejo, cuidando las formas que hacen al decoro y mejoramiento del gremio notarial” (art. 14 Reglamento citado).

Además, “la remisión del Protocolo al Archivo por el escribano, el o los inspectores o bien por el Consejo Directivo, no implica abrir juicio sobre la validez de los instrumentos y/o documentos que lo integran, ni liberan la responsabilidad que le pudiera caber al escribano autorizante por defectos de fondo o forma de que adolecieren” (art. 13 Reglamento citado).

El art. 12 del Reglamento citado indica que el Protocolo sometido a inspección puede ser remitido por el Colegio de Escribanos directamente al Archivo de Protocolos Notariales, en el estado en que se encuentre, cuando lo autorice por escrito el interesado o cuando éste no concurriere a la oficina dentro de los sesenta días posteriores a su notificación. Ello no exime al escribano de sus eventuales responsabilidades por defectos de fondo o forma en el Protocolo.

D) Finalmente, cabe tener presente, que por la Reglamentación aludida se ha dispuesto que los inspectores no controlarán “Certificados de Registro, de Registro Público de Comercio, ‘Corresponde’ de impuestos fiscalizados, ni certificados administrativos, por ser funciones de las Oficinas del Registro General de la Propiedad y de la Oficina de Inspección de Escrituras Públicas, respectivamente” (art. 7, “A”, ap. II, último párrafo), pero dicha falta de control por parte de los Inspectores no implica eximición de responsabilidad profesional y fiscal por incumplimiento de las obligaciones a cargo de los Escribanos, apareciendo necesario por ello adjuntar los documentos correspondientes a los protocolos notariales.

En síntesis:

1º) Los escribanos tienen la obligación de encuadernar sus protocolos (ítem A).

2º) Tienen la obligación de INGRESAR al Archivo el Protocolo correspondiente al año señalado en el ítem B.

3º) Tienen la obligación de someterse a las Inspecciones del Colegio (ítem C).

4º) Ni la entrega para encuadernación de los Protocolos –tarea de exclusiva responsabilidad del escribano-, ni el hecho de que se encuentren en la Oficina de Inspección Notarial, significan el cumplimiento por parte del escribano de su deber de archivo, conforme lo impone el citado art. 336 de la ley Nº 10.160.

Cada escribano tiene que realizar lo conducente para dar cumplimiento a las obligaciones apuntadas.